วลีจำเป็น ใช้บ่อย ในการเขียน E-mail
การติดต่อสื่อสารในปัจจุบันทำได้ในหลายรูปแบบ มี Tools เครื่องไม้เครื่องมือเข้ามาอำนวยความสะดวกและช่วยให้การสื่อสารนั้นรวดเร็วทันใจมากขึ้น การสื่อสารด้วยจดหมาย มีรูปแบบที่คุ้นเคย มีเอกสารแนบและรายละเอียดอื่นๆ ได้ถูกแทนที่ด้วยนวัตกรรมที่เรียกว่า จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-mail และในปัจจุบันการติดต่อสื่อสารกับชาวต่างชาติมีมากขึ้น การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษจึงเป็นสิ่งที่เราหลีกเลี่ยงได้ยาก [การเรียนรู้ภาษาอื่นไว้นับเป็นกำไรที่ใช้ไม่มีวันหมด]
วันนี้ จึงขอนำเสนอวิธีการเขียนอีเมล์อย่างง่ายๆ เรามาดูองค์ประกอบของอีเมล์กันดีกว่า
การขึ้นต้นอีเมล์
เมื่อจะส่งอีเมล์ ส่วนใหญ่เรารู้อยู่แล้วว่าจะส่งไปถึงใคร มีความสัมพันธ์ระดับไหน
ระดับทางการ อีเมล์ถึงคนที่เพิ่งติดต่อกันครั้งแรก หรือหัวหน้าระดับสูง Dear Mr. / Mrs./ Ms. + นามสกุล เช่น Dear Mr. Trump,
*คำนำหน้าชื่อ
Mr/Ms/Mrs อาจเขียนโดยไม่ใส่จุดก็ได้
Ms เป็นการไม่เจาะจงสถานภาพสมรสของผู้รับเพศหญิง ควรใช้เมื่อไม่ทราบข้อมูลดังกล่าวหรือไม่แน่ใจ
ระดับกลางๆ คนที่ติดต่องานในระดับเดียวกัน ลูกค้าหรือหัวหน้างานที่รู้จักมักคุ้นกัน Dear + ชื่อ เช่น Dear Justin,
ระดับกันเอง ถ้าเป็นเพื่อนร่วมงานที่สนิทกัน หรือลูกน้อง ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ Dear ขึ้นต้น เพราะจะฟังดูประหลาดๆ เอาเป็นว่าใช้แค่ Hello / Hi + ชื่อ เช่น Hi Ted,
เนื้อความ ก่อนที่จะเข้าเรื่อง ควรมีการเกริ่นเล็กน้อยถึงที่มาที่ไป หรือมีวลีที่เกริ่นนำก่อนจะบอกถึงสิ่งที่เราต้องการ เช่น
ทักทายเล็กน้อยก่อนเข้าเรื่อง (ในกรณีที่ติดต่อกันมาก่อน) เช่น
I hope you had a good weekend.
I hope you are well.
I hope this finds you well.
ขอโทษที่ตอบช้า เช่น
Sorry for my late reply / response. ขอโทษด้วยนะคะที่ตอบช้า
Sorry for not getting back to you earlier. ขอโทษนะคะที่ไม่ได้ติดต่อกลับไปก่อนหน้านี้
Sorry for getting back to you late. ขอโทษที่ติดต่อกลับมาช้า
เกริ่นนำเข้าเรื่อง เช่น
I’m writing to inform you that… ผมเขียนอีเมล์มาเพื่อแจ้งว่า…
I’m pleased to inform you that… ผมยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่า…
Please be informed that… ขอแจ้งว่า…
Regarding / As per our telephone conversation yesterday… จากที่เราได้คุยโทรศัพท์กันเมื่อวานนี้…
I am writing to inquire about… ผมเขียนมาเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับ…
I would be grateful if you could… ผมจะขอบคุณมากหากคุณช่วย…
แนบไฟล์มาด้วย เช่น
Please kindly find attached…(report)… กรุณาเช็ค (รายงาน) ที่แนบมา
I’ve attached… ผมได้แนบ… มาด้วย
ปิดท้าย เช่น
Thank you for your cooperation. ขอขอบคุณสำหรับความร่วมมือ
I’m looking / I look forward to hearing from you. หวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ
If you need any further information, please do not hesitate to contact me. หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อดิฉัน/กระผมได้
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. ถ้าต้องการให้ช่วยอะไร ติดต่อดิฉันได้
*วลี Do not hesitate to + do something… อาจใช้วลี Please feel free to / feel free to + do something… ก็ได้ เช่น Feel free to contact me if you have any question…
ลงท้ายอีเมล์
แบบทางการ Sincerely / Sincerely Yours, / Yours faithfully
แบบกลางๆ ทั่วไป เช่น Best regards, / With regards
แบบเป็นกันเอง เช่น Best wishes, Best, All the best, Cheers,
*เลือกหยิบไปใช้ให้คล่อง
